Seit dem 21. November 2025 sind im Swiss QR Code nur noch strukturierte Adressen zulässig. Die Banken verarbeiten die alte Adressform nur noch während einer Übergangsfrist – und diese endet im November 2026. Wer Rechnungen mit Word- oder Excel-Vorlagen schreibt, sollte jetzt handeln.
Genau dafür haben wir SmartRechnung entwickelt: eine Rechnungssoftware für Schweizer KMU und Selbständige, die QR-Rechnungen nach dem aktuellen Standard erstellt – direkt im Browser und in rund zwei Minuten pro Rechnung. Wir zeigen, was sich bei der QR-Rechnung ändert und wie Sie mit SmartRechnung auf der sicheren Seite sind.
Kurz gesagt: SmartRechnung erzeugt den Swiss QR Code mit strukturierten Adressen (Adresstyp «S») – für Ihre eigene Adresse und für die Ihrer Kunden. Ihre Rechnungen sind damit schon heute bereit für das Ende der Übergangsfrist. Starten können Sie kostenlos und ohne Kreditkarte.
Was sich bei der QR-Rechnung ändert
Die QR-Rechnung hat 2020 die roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst, seit Oktober 2022 werden die alten Scheine nicht mehr verarbeitet. Herzstück ist der Swiss QR Code mit dem Schweizerkreuz: Er enthält Konto, Betrag, Währung, Referenz sowie die Adressen von Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem. Ihre Kunden scannen ihn mit der Banking-App und müssen nichts mehr abtippen.
Mit Version 2.3 der Implementation Guidelines gilt seit dem 21. November 2025: Im Swiss QR Code sind nur noch strukturierte Adressen erlaubt (Adresstyp «S»). Der kombinierte Adresstyp «K», bei dem Strasse und Ort als freie Textzeilen erfasst wurden, ist nicht mehr vorgesehen. Konkret bedeutet das:
- Strasse und Hausnummer stehen in getrennten Feldern.
- PLZ und Ort stehen ebenfalls in getrennten Feldern.
- Mindestens müssen Name, Ort und Land angegeben sein.
- Die Regel gilt für beide Seiten: für Ihre eigene Adresse als Rechnungssteller und für die Adressen Ihrer Kundinnen und Kunden.
Bis wann gilt die Übergangsfrist?
Laut PostFinance ist die Verarbeitung von Adressen des Typs «K» bis zum 21. November 2026 gewährleistet. Für Zahlungsdateien von Firmenkunden nennt die UBS als spätesten Termin den 14. November 2026, auch die ZKB spricht von November 2026.
Die Luzerner Kantonalbank weist darauf hin, dass Rechnungen mit unstrukturierten Adressen nach Ablauf der Frist nicht mehr zuverlässig gescannt werden können. Ihre Kunden müssten die Zahlung dann von Hand erfassen – oder sie bleibt im schlimmsten Fall liegen.
Warum Word- und Excel-Vorlagen jetzt zum Risiko werden
Viele kleine Unternehmen haben ihre QR-Rechnungen 2022 mit einem Online-Generator erstellt und den Zahlteil in eine Word- oder Excel-Vorlage kopiert. Solche Lösungen erzeugen häufig noch den alten Adresstyp. Auf dem gedruckten Zahlteil sieht man den Unterschied kaum – er steckt in den Daten des QR-Codes, und genau diese liest die Banking-App Ihrer Kunden.
Dazu kommt: Vorlagen stossen bei Mahnungen, Teilzahlungen oder der MWST-Abrechnung schnell an ihre Grenzen. Eine Rechnungssoftware nimmt Ihnen diese Arbeit ab.
SmartRechnung: QR-Rechnungen nach aktuellem Standard
SmartRechnung ist eine Web-App für Schweizer KMU, Freelancer und Selbständige, entwickelt von uns bei ZGDevelopment. Sie deckt den ganzen Weg von der Offerte bis zum Zahlungseingang ab und läuft ohne Installation im Browser – auf jedem Gerät.
Für die neue Regel heisst das: Der QR-Code auf Ihren Rechnungen enthält Ihre Adresse und die Adressen Ihrer Kunden im strukturierten Format (Adresstyp «S»), wie es die Banken nach dem Ende der Übergangsfrist verlangen. Sie erfassen einen Kunden einmal im Kundenstamm – danach entsteht der korrekte QR-Code bei jeder Rechnung automatisch, mit IBAN, Referenz und Betrag, lesbar für jede Banking-App.
So erstellen Sie eine QR-Rechnung in SmartRechnung
- Kunde auswählen: Wählen Sie einen bestehenden Kunden oder legen Sie in Sekunden einen neuen an.
- Leistungen hinzufügen: Gespeicherte Leistungen fügen Sie mit einem Klick hinzu – Preis und MWST werden automatisch berechnet.
- QR-Rechnung senden: SmartRechnung erstellt die Swiss QR-Rechnung als PDF. Im Pro-Plan versenden Sie sie mit einem Klick per E-Mail, im Free-Plan laden Sie das PDF herunter und schicken es über Ihr eigenes E-Mail-Programm.
Mehr als ein QR-Code
- Offerte wird Rechnung: Sagt der Kunde Ja, wird aus der Offerte mit einem Klick die Rechnung.
- Erinnerungen und Mahnungen: Offene Beträge behalten Sie im Blick und versenden Erinnerungen oder Mahnungen direkt aus dem System.
- Kunden und Leistungen: Kundenstamm und wiederkehrende Leistungen erfassen Sie einmal – danach wählen Sie sie pro Rechnung nur noch aus.
- Berichte und MWST: Verschiedene MWST-Sätze, Auswertungen zu Umsatz, offenen Forderungen und MWST – als CSV exportierbar für Ihre Treuhandstelle.
- Überall dabei: Keine Installation, keine Updates. Ihre Daten sind auf jedem Gerät aktuell.
- Datenschutz: Ihre Daten werden gemäss Schweizer Datenschutzrecht (revDSG) verarbeitet.
Was kostet SmartRechnung?
- Free – CHF 0: 3 Rechnungen und 3 Offerten pro Monat, 3 Kunden, Swiss QR-Rechnung als PDF und Cloud-Sync auf allen Geräten. Im PDF steht der Hinweis «Erstellt mit SmartRechnung.ch». Eine Kreditkarte ist nicht nötig.
- Pro – CHF 29.90 pro Monat: unbegrenzte Rechnungen, Offerten, Kunden und Leistungen, eigenes Logo ohne Hinweis im PDF, Erinnerungen und Mahnungen, Berichte mit MWST-Auswertung und CSV-Export sowie Versand direkt per E-Mail. Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate gratis.
Das Abo ist jederzeit monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit (Stand: Oktober 2026).
Checkliste: So sind Ihre Rechnungen fit für November 2026
- Rechnungsprogramm prüfen: Unterstützt Ihr Programm strukturierte Adressen nach Version 2.3? Mit SmartRechnung ist dieser Punkt erledigt – Word- und Excel-Vorlagen erfüllen ihn meist nicht.
- Eigene Adresse kontrollieren: Ist Ihre Firmenadresse mit getrennter Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort hinterlegt?
- Kundendaten bereinigen: Adressen, die als eine Textzeile gespeichert sind («Musterstrasse 1, 8000 Zürich»), müssen in einzelne Felder aufgeteilt werden.
- Referenz und Konto abgleichen: Eine QR-Referenz funktioniert nur zusammen mit einer QR-IBAN. Mit einer normalen IBAN verwenden Sie die Creditor-Referenz (SCOR) oder keine Referenz.
- Testen: Scannen Sie eine Ihrer Rechnungen mit der eigenen Banking-App. Werden alle Angaben korrekt übernommen, sind Sie auf der sicheren Seite.
Fazit
Die Umstellung auf strukturierte Adressen ist kein grosser Aufwand – wenn man sie rechtzeitig angeht. Mit SmartRechnung erstellen Sie QR-Rechnungen, die schon heute dem Standard entsprechen, und behalten gleichzeitig Offerten, offene Beträge und MWST im Blick.
SmartRechnung kostenlos testen – Konto eröffnen, Logo hochladen, loslegen. Wie die App entstanden ist und welche Technik dahintersteckt, lesen Sie auf der Projektseite.
Sie brauchen eine eigene Lösung für Ihr Unternehmen? Kontaktieren Sie uns – wir helfen gerne.
Quellen
- PostFinance: Strukturierte Adressen im Zahlungsverkehr (PDF)
- Zürcher Kantonalbank: Merkblatt strukturierte Adressen in der QR-Rechnung (PDF)
- Luzerner Kantonalbank: Strukturierte Adressen
- UBS: Änderungen bei strukturierten Adressen
- Eidgenössische Steuerverwaltung: Mitteilung zu den roten und orangen Einzahlungsscheinen (PDF)
- SmartRechnung: Funktionen und Preise